Zmiany › BILL · Sejm 10 kad., proces nr 3000 · wersja 1

Skan zastąpi papier w urzędach: zasady e-archiwizacji i nowa odznaka archiwalna

Urzędy pracujące w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją dostaną podstawę, żeby podpisany skan miał moc oryginału, a papierowe oryginały można było zniszczyć po 2 latach; archiwa zyskują też zadania edukacyjne i nową odznakę.

Redakcja: Jakub Borawski · opublikowano 2026-11-06 · wersja 1

Oficjalnie: Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

korzystna +8 plusów / −5 minusów · cytaty potwierdzone 24/24

Projekt porządkuje status skanów i pozwala urzędom pozbyć się papierowych dubli, co powinno obniżyć koszty i ułatwić elektroniczne prowadzenie spraw. Mniej korzystnie bilans wygląda dla jednostek, które bez dodatkowych pieniędzy muszą dostosować systemy. Ryzyko dotyczy też obywateli, gdy papierowy oryginał zostanie zniszczony, a skan okaże się wadliwy.

Najmocniejszy plus

Długi czas na dostosowanie systemów (dla: urzędy i jednostki publiczne, dostawcy systemów EZD)

Najmocniejszy minus

Koszty dostosowania systemów bez dodatkowych pieniędzy (dla: urzędy i jednostki publiczne, zwłaszcza gminy i powiaty z EZD)

Co dorzucono do projektu

Projekt nie zmienia innych ustaw poza swoim przedmiotem.

Kogo dotyczy: organy państwowe, samorządowe i państwowe oraz samorządowe jednostki organizacyjne (według OSR około 111 000 podmiotów), podmioty, które wdrożyły system elektronicznego zarządzania dokumentacją (według OSR około 985), archiwa państwowe (32) i Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, sądy powszechne i administracyjne, samorządowe kolegia odwoławcze, prokuratura (jako odbiorcy akt elektronicznych), służby specjalne: ABW, Agencja Wywiadu, CBA, SKW, SWW, obywatele i firmy składający papierowe pisma do urzędów, osoby i instytucje zasłużone dla archiwistyki (odznaka honorowa), uczniowie, nauczyciele i miłośnicy historii (działalność edukacyjna archiwów) Od kiedy: po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia · Art. 2: skany wykonane przed wejściem ustawy w życie w systemie z art. 6 ust. 1a dla realizacji zadań z art. 6 ust. 1 uznaje się za odwzorowania cyfrowe. Art. 3: systemy niespełniające wymogów trzeba dostosować w ciągu 24 miesięcy od wejścia ustawy w życie. Art. 4: przepisów o niszczeniu papierów i nośników po 2 latach (art. 6 ust. 1n i 1o) nie stosuje się do dokumentacji sporządzonej przed 20 stycznia 2011 r. Status: w trakcie prac Obszary: administracja, cyfryzacja, kultura, samorząd, bezpieczeństwo

W skrócie

Projekt zmienia ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Urzędy i jednostki publiczne, które prowadzą sprawy w systemie elektronicznym (EZD), będą mogły traktować skan papierowego dokumentu jak oryginał. Warunek: skan musi spełniać wymogi techniczne, mieć kwalifikowany podpis albo pieczęć elektroniczną i być przechowywany w takim systemie. Papierowe oryginały, które w całości zeskanowano, będzie można zniszczyć po 2 latach. Dokumenty elektroniczne o wartości archiwalnej trzeba będzie przekazywać do archiwów państwowych po 10 latach. Projekt określa wymagania dla takich systemów, zmienia upoważnienia do wydania rozporządzeń, dopisuje archiwom zadania edukacyjne i wprowadza odznakę „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”.

Pełne opracowanie

Co się zmienia

Temat	Było	Będzie	Podstawa
Moc prawna skanu dokumentu papierowego	Według uzasadnienia ustawa nie reguluje statusu odwzorowań cyfrowych, w tym ich mocy dowodowej. Część urzędów nie uznawała skanów za oryginalne akta.	Skan zastępuje papierowy dokument i jest z nim tożsamy jako źródło informacji o wartości dowodowej i historycznej. Warunki: zgodność z rozporządzeniem technicznym, kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczna oraz ewidencja w systemie teleinformatycznym.	art. 1 pkt 2 lit. b projektu, art. 6 ust. 1f–1h ustawy zmienianej
Niszczenie papierowych oryginałów po zeskanowaniu	Według OSR brak przepisów o brakowaniu dokumentacji ze składów chronologicznych. Jednostki przechowują całość papierów.	Papierowe dokumenty w pełni zeskanowane oraz nośniki danych w całości skopiowane do systemu są przechowywane 2 lata, licząc od 1 stycznia następnego roku. Potem można je brakować (zniszczyć) w trybie z rozporządzenia.	art. 1 pkt 2 lit. b projektu, art. 6 ust. 1n i 1o ustawy zmienianej
Wymagania dla systemu teleinformatycznego	brak w druku (dotychczasowe brzmienie art. 6 ust. 1a nie jest przytoczone)	Ustawa wymienia 17 wymagań dla systemu. Należą do nich integralność dokumentów, ochrona przed zmianami i usunięciem, kontrola dostępu, automatyczne wyodrębnianie dokumentów do brakowania i do przekazania, eksport w XML i ochrona danych osobowych. System pełni funkcję archiwum zakładowego.	art. 1 pkt 2 lit. a projektu, art. 6 ust. 1a i 1e ustawy zmienianej
Przekazywanie dokumentów elektronicznych do archiwów państwowych	Według uzasadnienia dokumentację papierową przekazuje się niezwłocznie po 25 latach. Dla dokumentów elektronicznych w tej ustawie brak w druku.	Elektroniczne materiały archiwalne przekazuje się niezwłocznie po 10 latach od wytworzenia. Wcześniej trzeba je przygotować: metadane, kompletność, skany, wykaz akt w XML. Przekazanie odbywa się drogą elektroniczną lub na nośniku. Dyrektor archiwum potwierdza przejęcie w ciągu 3 miesięcy, a potem urząd usuwa materiały ze swojego systemu.	art. 1 pkt 2 lit. b projektu, art. 6 ust. 1s–1zh ustawy zmienianej
Wstrzymanie przyjęcia materiałów przez archiwum	brak w druku	Dyrektor archiwum państwowego może wstrzymać przyjęcie źle przygotowanych materiałów i wyznaczyć termin poprawek. Sposób przekazania ustala w porozumieniu z urzędem.	art. 1 pkt 2 lit. b projektu, art. 6 ust. 1zb i 1zc ustawy zmienianej
Inny podpis elektroniczny w służbach specjalnych	brak w druku. Według uzasadnienia służby nie mogą stosować podpisu kwalifikowanego w niejawnych systemach.	W służbach specjalnych skan może zostać opatrzony innym podpisem elektronicznym stosowanym w ich systemach. Ma on taką samą moc jak podpis kwalifikowany. Warunki dla tego podpisu określą Prezes Rady Ministrów (ABW, AW, CBA) i Minister Obrony Narodowej (SKW, SWW).	art. 1 pkt 2 lit. b projektu, art. 6 ust. 1i–1k ustawy zmienianej
Upoważnienia do wydania rozporządzeń	Art. 5 ust. 2b: minister do spraw informatyzacji określał sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi. Art. 5 ust. 2c: minister do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem kultury i na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określał wymagania dla nośników i formatów.	Ust. 2b zostaje uchylony. Nowy ust. 2ba: minister kultury określa wymagania techniczne dla skanów, zasady zabezpieczania składów i postępowanie z uszkodzonym nośnikiem. Ust. 2c: wymagania dla nośników i formatów określa minister kultury w porozumieniu z ministrem do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora.	art. 1 pkt 1 projektu, art. 5 ust. 2a, 2b, 2ba i 2c ustawy zmienianej
Działalność edukacyjna archiwów	Według uzasadnienia przepisy mówiły o działalności naukowej, wydawniczej, popularyzacyjnej i informacyjnej, bez edukacyjnej. Naczelny Dyrektor wydawał zarządzenia w sprawach z art. 21 ust. 1 pkt 1, 4 i 10.	Do zadań Naczelnego Dyrektora i archiwów państwowych dochodzi działalność edukacyjna. Naczelny Dyrektor może wydawać zarządzenia także w sprawach z pkt 5 i 9 (nadzór nad działalnością naukową, edukacyjną i wydawniczą oraz popularyzacja).	art. 1 pkt 3 i 4 projektu, art. 21 ust. 1 pkt 5 i 9, art. 21 ust. 1a, art. 28 ust. 1 pkt 5 ustawy zmienianej
Archiwum zakładowe dla oddziału terenowego	Art. 36a pkt 3 odsyłał do uchylonego wcześniej art. 16 ust. 1.	Archiwum zakładowe lub składnicę akt można utworzyć dla struktury terenowej, jeżeli ma ona dokumentację przydatną dla nauki, kultury, techniki lub gospodarki na swoim terenie.	art. 1 pkt 5 projektu, art. 36a pkt 3 ustawy zmienianej
Nowa odznaka honorowa	Według uzasadnienia Naczelny Dyrektor przyznawał odznakę „Za Zasługi dla Archiwistyki”.	Ustawa wprowadza odznakę „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”. Nadaje ją Naczelny Dyrektor z własnej inicjatywy albo na wniosek m.in. wojewody, marszałka, rektora lub fundacji. Dane osób odznaczonych przechowuje się 80 lat.	art. 1 pkt 6 projektu, art. 39a ustawy zmienianej
Przepisy przejściowe	nie dotyczy	Skany zrobione przed wejściem ustawy w systemie EZD są uznawane za odwzorowania cyfrowe. Systemy trzeba dostosować w ciągu 24 miesięcy od wejścia ustawy w życie. Papierów sporządzonych przed 20 stycznia 2011 r. nie można brakować po 2 latach.	art. 2, 3 i 4 projektu

Na plus

Mniej papieru i niższe koszty magazynowania

dla: urzędy i jednostki publiczne korzystające z EZD · pewność 70%

Po 2 latach mogą zniszczyć w pełni zeskanowane papiery. Według OSR jedna jednostka oszczędzi około 6600 zł rocznie, przy 50 metrach bieżących akt i koszcie 11 zł za metr miesięcznie. To szacunek projektodawcy.

„organizacyjna uzyska oszczędności na poziomie około 6600 zł rocznie. Powyższy szacunek nie” (art. 6 ust. 1n ustawy zmienianej; OSR pkt 6)

Jasny status skanu jako równoważnego oryginałowi

dla: urzędy, sądy, samorządowe kolegia odwoławcze · pewność 85%

Przepis wprost mówi, że skan spełniający warunki zastępuje papier. To powinno zakończyć spory o to, co jest oryginalnymi aktami sprawy.

„1g. Odwzorowanie cyfrowe, o którym mowa w ust. 1f, zastępuje dokumenty” (art. 6 ust. 1g ustawy zmienianej)

Akta elektroniczne do sądu bez dodatkowych poświadczonych kopii papierowych

dla: strony postępowań administracyjnych i sądowych, sądy · pewność 60%

Według OSR urząd będzie mógł przekazać akta elektroniczne bez poświadczonych kopii papierów. To może przyspieszyć postępowania. Skutek opisuje OSR, nie przepis.

„elektronicznie, bez konieczności przekazywania dodatkowo poświadczonych kopii dokumentów sporządzonych w postaci” (OSR pkt 8)

Archiwa nie będą przejmować papierowych dubli z urzędów

dla: archiwa państwowe · pewność 65%

Według OSR archiwa nie będą musiały przyjmować papierowej dokumentacji ze składów chronologicznych, skoro sprawę udokumentowano elektronicznie.

„dokumentacji ze składów chronologicznych uznawanej dotychczas za materiały archiwalne, mimo” (OSR pkt 10; art. 6 ust. 1t pkt 4 i 1u ustawy zmienianej)

Szybsze przekazanie e-dokumentów chroni je przed starzeniem się technologii

dla: badacze, historycy, ogół obywateli (zachowanie zasobu archiwalnego) · pewność 60%

Przekazanie po 10, a nie po 25 latach zmniejsza ryzyko, że formaty i nośniki staną się nieczytelne. Tak argumentuje uzasadnienie.

„upływie 10 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie przekazały ich wcześniej.” (art. 6 ust. 1s ustawy zmienianej)

Brakowanie papierów jest dobrowolne

dla: urzędy i jednostki publiczne korzystające z EZD · pewność 80%

Przepis mówi, że dokumenty „mogą być brakowane”. Według OSR o zniszczeniu decyduje kierownik jednostki, więc nie ma nowego obowiązku.

„elektroniczne zarządzanie dokumentacją, nie będą obowiązane do brakowania odwzorowanych” (art. 6 ust. 1n ustawy zmienianej; OSR pkt 6)

Podstawa prawna dla działań edukacyjnych archiwów

dla: uczniowie, nauczyciele, miłośnicy historii, archiwa państwowe · pewność 75%

Edukacja trafia wprost do zadań Naczelnego Dyrektora i archiwów. Według uzasadnienia porządkuje to działania już prowadzone, np. lekcje archiwalne.

„prowadzenie działalności informacyjnej, edukacyjnej i wydawniczej;”,” (art. 21 ust. 1 pkt 9 i art. 28 ust. 1 pkt 5 ustawy zmienianej)

Długi czas na dostosowanie systemów

dla: urzędy i jednostki publiczne, dostawcy systemów EZD · pewność 90%

Ustawa wchodzi w życie 12 miesięcy po ogłoszeniu. Potem jest jeszcze 24 miesiące na dostosowanie systemów, czyli łącznie około 3 lata od ogłoszenia.

„niespełniające wymogów tej ustawy, należy do nich dostosować w terminie 24 miesięcy od” (art. 3 i art. 5 projektu)

Na minus

Koszty dostosowania systemów bez dodatkowych pieniędzy

dla: urzędy i jednostki publiczne, zwłaszcza gminy i powiaty z EZD · pewność 65%

Systemy muszą spełnić 17 wymagań, a skany trzeba podpisywać kwalifikowaną pieczęcią. OSR przyjmuje, że koszty pokryją bieżące budżety jednostek. Przyznaje też, że kosztu pieczęci nie da się oszacować. W konsultacjach Stowarzyszenie „Archiwizjoner” kwestionowało tezę o braku kosztów.

„Nie jest możliwe precyzyjne oszacowanie realnych kosztów zakupu pieczęci elektronicznej, z” (art. 3 projektu, art. 6 ust. 1a ustawy zmienianej; OSR pkt 6)

Papierowy oryginał pisma może zniknąć po 2 latach

dla: obywatele i firmy składający papierowe dokumenty do urzędów · pewność 50%

Po pełnym zeskanowaniu urząd może zniszczyć papierowy oryginał po 2 latach. Jeśli skan okaże się wadliwy, a ktoś zakwestionuje dokument, oryginału już nie będzie. To wnioskowanie o skutkach. OSR twierdzi, że projekt nie wpływa na obywateli.

„odwzorowano cyfrowo, są przechowywane przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1” (art. 6 ust. 1n i 1r ustawy zmienianej)

Szeroka swoboda dyrektora archiwum przy przyjmowaniu materiałów

dla: urzędy i jednostki publiczne przekazujące materiały · pewność 55%

Dyrektor ustala sposób przekazania i może wstrzymać przyjęcie, wyznaczając termin poprawek. Ustawa nie przewiduje trybu odwoławczego. W konsultacjach Stowarzyszenie „Archiwizjoner” ostrzegało przed sporami i kosztami. Ministerstwo uwagi nie uwzględniło.

„określony w ust. 1t, wstrzymać ich przekazanie do archiwum państwowego do czasu” (art. 6 ust. 1zb i 1zc ustawy zmienianej)

Więcej pracy i danych do przyjęcia dla archiwów państwowych

dla: archiwa państwowe · pewność 50%

Elektroniczne materiały wpłyną już po 10 latach, a archiwum musi potwierdzić przejęcie w ciągu 3 miesięcy. OSR nie wycenia kosztów infrastruktury do przechowywania danych w archiwach.

„materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1s, w terminie niedłuższym niż 3” (art. 6 ust. 1s i 1ze ustawy zmienianej)

Długie przechowywanie danych osobowych odznaczonych

dla: osoby fizyczne zgłaszane do odznaki honorowej · pewność 50%

Dane, w tym data urodzenia, miejsce pracy i wykształcenie, będą przechowywane 80 lat. Uzasadnienie nie tłumaczy tak długiego okresu.

„4. Okres przechowywania danych osób, o których mowa w ust. 3, wynosi 80 lat.” (art. 39a ust. 3 i 4 ustawy zmienianej)

Wrzutki: zmiany innych ustaw

Projekt nie zmienia innych ustaw poza swoim głównym przedmiotem.

Koszty według OSR

Według OSR projekt nie ma wpływu na sektor finansów publicznych: tabela na 10 lat zawiera same zera. Koszty mają być pokryte z istniejących budżetów, bez dodatkowych środków. Ewentualne koszty kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jednostki z EZD poniosły lub poniosą w ramach dostosowania do przepisów o usługach zaufania albo z budżetu na utrzymanie systemów. OSR przyznaje, że tych kosztów nie da się oszacować. Odznaka honorowa: około 50 tys. zł za 500 sztuk, jednorazowo, z planu finansowego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; planuje się około 20 odznaczeń rocznie. Oszczędności: około 6600 zł rocznie na jednostkę z EZD, przy 50 metrach bieżących akt i 11 zł za metr miesięcznie. Oszczędności w skali kraju nie oszacowano, bo brakowanie jest dobrowolne. Według OSR nie ma wpływu na przedsiębiorców, rodziny ani rynek pracy.

Czego nie wiadomo

Projekt zmienia tylko ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ustawy o ABW i AW oraz o informatyzacji pojawiają się wyłącznie jako odesłania, nie są zmieniane. Dlatego lista wrzutek jest pusta.
Druk nie przytacza dotychczasowego brzmienia art. 5 ust. 2a i art. 6 ust. 1a. Zakres faktycznej zmiany wymagań dla systemów EZD odtworzono tylko z uzasadnienia.
Art. 2 projektu uznaje dawne skany wykonane „w celu realizacji zadań” z art. 6 ust. 1. Uzasadnienie opisuje inny warunek: wykonanie „w celu zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony”. Niejasne też jest, czy dawne skany bez kwalifikowanej pieczęci uzyskują moc z art. 6 ust. 1g.
Uzasadnienie wiąże warunki z art. 6 ust. 1g z instrukcjami kancelaryjnymi. Tekst przepisu odsyła zaś do rozporządzenia z art. 5 ust. 2ba pkt 1.
Nie wiadomo, czy uwierzytelnianie skanów w służbach specjalnych „innym podpisem” da porównywalną gwarancję autentyczności. Zależy to od przyszłych rozporządzeń Prezesa Rady Ministrów i Ministra Obrony Narodowej.
Tabela finansowa OSR podaje same zera. Tymczasem w opisie OSR jest koszt odznaki około 50 tys. zł z planu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Przebieg prac w Sejmie

2026-07-30 Projekt wpłynął do Sejmu
2026-08-11 Skierowano do I czytania w komisjach (CNT)(KSP)
2026-09-15 I czytanie w komisjach
2026-09-15 Praca w komisjach po I czytaniu
2026-10-23 II czytanie na posiedzeniu Sejmu — niezwłocznie przystąpiono do III czytania

Źródła

Opublikował: Jakub Borawski (redaktor) · 06.11.2026, 01:51

Opracowanie przygotowane z pomocą modelu językowego i zatwierdzone przez redakcję. Cytaty zweryfikowane w tekście druku: 24/24. Opublikowano 2026-11-06 00:51 UTC. Jak to powstaje.